广东省雏鹰助学促进会秘书处规章制度

 二〇一三年八月十八日

一、部门性质

秘书处是广东省雏鹰助学促进会的重要组成部分，是组织的中枢部门，是与其他部门联系的桥梁，直接对常务理事会负责。秘书处以“团聚力量，共同进步”的理念，认真、踏实、负责任的态度协调各项活动的展开，服务于社团，致力于打造高效管理、团结奋进的先进团体。为让大家进一步了解秘书处的运行模式，共同监督改进，现制定本规章制度。

二、工作范围

1、负责会员档案的整理。每半年整理一次会员档案，并为新会员建立档案。

2、协助会长搞好社团建设，主持、负责社团各项日常事务，协调各部门有效的开展各项活动，及时传达各项文件及通知。

3、负责日常各类活动的经费开支结算工作，管理物品的借用及发放。

4、负责社团各项会议的记录整理；负责活动资料的整理存档，年终时把各项活动总结整理归档。

三、部门制度

1、 管理制度

①秘书处设秘书长一名，协助会长（理事长）、常务副会长（常务副理事长）完成日常工作，管理社团日常工作。

②秘书处设副秘书长若干名，配合秘书长完成各项日常事务，负责秘书处职责范围内的各项工作，协助会长（理事长）、常务副会长（常务副理事长）、副会长（副理事长）处理日常事务。

③秘书长之间良好沟通，关注部内成员的发展，决定部门发展方向，评定部门员工考核成绩。

④秘书处内成员相互团结合作，有条不紊地开展工作，对本部工作提出建议和意见，并监督本部各项工作的开展。

2、活动制度

①所有部门举办活动必须有完整的策划，经过上级批准或建议，改进后活动方可实施。

②活动结束后主办部应立即总结活动，并于两天内上传至秘书处及备份各部文件夹。

3、值班制度

①值班人员必须遵守值班制度做好当日值班记录，完成当日值班任务。

②值班人员必须做好当日办公室卫生，并检查办公设施物品有无损坏，如有损坏及时上报。

4、例会制度

①根据工作需要，秘书长每周定期召开一次例会。所有成员必须提前5至10分钟到场。

②例会不得无故缺勤、迟到或者早退。如有事不能参加例会的成员必须向秘书长请假。

③会议期间所有手机等通讯工具必须调成震动或关机，不得私自交谈；会议期间各成员必须做好会议记录，如有异议会后讨论。

四、工作要求

1、加强纪律性，举办活动不得迟到，统一佩戴胸牌，注意形象。

2、举止有礼，服从上级的调度。

3、认真负责，吃苦耐劳，高效高质，不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。

4、尊重他人、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。

5、学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情，冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的，及时常务副会长、会长，及时解决，保证活动的顺利进行。

6、发挥积极主动、团结合作的精神，相互配合；同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合；杜绝出现相互推卸等不负责任的行为（若出现，则给予严重警告或劝退处分）。

7、要处处维护好本会的形象与声誉，严守本会秘密，不做有损本会形象的事，一经发现做违背本会的事情，则给予严重警告或劝退处分。

8、会议或活动若有其他工作相阻碍，必须亲自提前向秘书长请假，并说明请假原因。

9、所有成员洁身自好，不以权谋私，爱护公共财务。

五、奖惩制度

1、奖励制度

每年进行一次工作考核，对优秀部门进行表扬，对工作成绩突出的优秀员工给予奖励。

2、惩处制度

本部门员工在平时工作中应实事求是，禁止徇私舞弊等情况的发生。对违本会章程，损害、破坏本部门荣誉、利益的成员视情节轻重分别给予不同处分。